Herramientas de word para hacer cartas


Seleccionar el tipo de documento

1.En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le permitirá enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados de la carta que cada persona recibe.

2.Haga clic en Siguiente: documento inicial.

Seleccionar el documento inicial

1.Haga clic en una de las opciones siguientes:

·Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento abierto.
·Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinación de correspondencia listas para usar.
·Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.

 2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccionar los destinatarios.

Seleccionar los destinatarios

Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar correspondencia, está indicándole a Word que utilice un conjunto concreto de información variable para su combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.

Crear una base de datos de nombres y direcciones

Para crear una base de datos nueva, siga estos pasos:

1. En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios.
2. Haga clic en Escribir una lista nueva.
3. Haga clic en Crear.

Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de diálogo, escriba la información de las direcciones de cada registro. Si no hay ninguna información para un campo determinado, deje en blanco el cuadro.

De forma predeterminada, Word omite los campos vacíos. Por consiguiente, no se afecta a la combinación si hay entradas en blanco en el formulario de datos. El conjunto de información de cada formulario constituye un registro de datos.

1.Después de escribir la información para un registro, haga clic en Nueva entrada para pasar al registro siguiente. Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista, haga clic en Personalizar. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden de los campos de combinación.

2.En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

3.En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga los cambios que desee y, después, haga clic en Aceptar.

4.Haga clic en Después: escriba la carta para terminar de redactar la carta.

5.Guarde el documento principal.

6.Al guardar el documento principal en este momento, también guarda el origen de datos y lo asocia al documento principal.

7.Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuación, haga clic en Guardar.





Escribir la carta

1.Escriba o agregue cualquier texto y gráficos que desee incluir en la carta.


2.Agregue los códigos de campo donde desee que la información variable aparezca. En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro opciones:

·Bloque de direcciones: use esta opción para insertar una dirección con formato.
·Línea de saludo: use esta opción para insertar un saludo con formato.
·Franqueo electrónico: utilice esta opción para insertar franqueo electrónico.

Nota: esta opción requiere que tenga instalado un programa de software de franqueo en el equipo.

·Más elementos: utilice esta opción para insertar campos de combinación individuales. Al hacer clic en Más elementos, el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación aparece.

Nota: asegúrese de que el cursor está donde desea insertar la información del origen de datos antes de hacer clic en Más elementos.

En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, haga clic en el campo de combinación que desee usar y, a continuación, haga clic en Insertar.

Nota: puede insertar todos los campos y, a continuación, volver y agregar espacios o signos de puntuación. O bien, puede insertar un campo cada vez, cerrar el cuadro de diálogo Insertar campos de combinación, agregar los espacios o signos puntuación que desee y, a continuación, repetir este paso con cada campo de la combinación adicional que desee insertar. También puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinación, igual que el texto normal.

Obtener una vista previa de las cartas

Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados, carta por carta. También puede cambiar la lista de destinatarios o personalizar cartas individuales.

Completar la combinación

Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el resultado de la combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes:

·Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento combinado en la pantalla.

Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word nuevo.